Zatrudnianie pracowników wiąże się dla pracodawców z szeregiem różnego rodzaju obowiązków. Do podstawowych z nich należy odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej, tak żeby znajdujące się tam dane osobowe były chronione w należyty sposób, odpowiadający wymogom Kodeksu Pracy oraz rozporządzenia RODO.
Warto więc wiedzieć ile lat należy przechowywać dokumentację pracowniczą. Kwestia ta jest o tyle istotna, że kilka lat temu wprowadzone zostały do polskiego porządku prawnego dość znaczące zmiany w zakresie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Reforma przepisów prawa pracy doprowadziła do zróżnicowania obowiązków pracodawcy w zakresie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy.
Ile przechowujemy akta osobowe?
Obecnie pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą, dotyczącą pracowników, z którymi umowa o pracę została zawarta od dnia 1 stycznia 2019 r., co do zasady przez okres 10 lat. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej powinien przy tym zostać wydłużony ponad powyższy na czas trwania postępowania sądowego pracodawcy i pracownika.
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja z pracownikami, którzy zatrudnieni zostali przed rokiem 2019. W ich przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi, co do zasady, aż 50 lat. Okres ten może zostać skrócony do lat 10, ale tylko w przypadku pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy między 1999, a 2018 r. i tylko w przypadku dochowania dodatkowym obowiązkom. Obowiązki, wpływające na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, które zrealizować musi pracodawca to przekazanie oświadczenia do ZUS OSW oraz raportu informacyjnego do ZUS RIA.
Sprawdź jak wdrożyć RODO w twojej organizacji
Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Wielu pracodawców z pewnością zastanawia się w jaki sposób liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Mimo, że w sieci można natknąć się na różnego rodzaju kalkulatory do przechowywania dokumentacji pracowniczej, to korzystanie z nich nie wydaje się w praktyce konieczne.
Po pierwsze, z uwagi na opisaną wyżej różnicę w czasie trwania okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca musi ustalić kiedy zatrudnił danego pracownika. Zasadniczo możliwe są trzy sytuacje:
- Pracownik zatrudniony 1 stycznia 2019 r. lub później – okres 10 lat;
- Pracownik zatrudniony między 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r. – okres 50 lat, który fakultatywnie może zostać skrócony do lat 10;
- Pracownik zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r. – okres 50 lat.
Następnie pracodawca musi odpowiedzieć sobie na pytanie jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, co na szczęście również nie jest trudne. Pamiętać trzeba jedynie, że początek terminu liczy się inaczej dla okresu 10 lat, a inaczej dla 50 lat.
Jeżeli pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat to okres ten rozpoczyna bieg od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Celem rozjaśnienia, jeżeli 3 stycznia 2023 r. doszło do zakończenia stosunku pracy to pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą do 31 grudnia 2033 roku. Nie sposób nie zauważyć, że w skrajnym wypadku okres 10 lat przedłuża się więc w praktyce do niemal 11 lat.
Inaczej sytuacja wygląda przy okresie 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej. W takim wypadku początek okresu biegnie od dnia ustania stosunku pracy. Przykładowo, jeśli umowa uległa rozwiązaniu w dniu 2 stycznia 2023 roku to okres ten zakończy się z dniem 2 stycznia 2073 r.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej, a RODO
Obecnie podstawą prawną przechowywania i przetwarzania dokumentacji pracowniczej stanowią przede wszystkim przepisy kodeksu pracy. Niemniej rozporządzenie RODO również znajdzie zastosowanie do dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO przechowywanie danych osobowych jest dozwolone m.in. gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
Nie ulega wątpliwości, że w dokumentacji pracowniczej znajdują się dane pracowników, które stanowią dane osobowe w myśl przepisów RODO. Przykładowo są to imię i nazwisko pracownika, jego data urodzenia, czy dane kontaktowe. Warto również pamiętać o treści art. 10 RODO. Przepis ten w znaczący sposób ogranicza możliwość przetwarzania danych na temat wyroków skazujących i czynów zabronionych. Tego rodzaju dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie pod nadzorem władz publicznych lub jeśli jest to dozwolone przepisami prawa. Pracodawca nie może więc przetwarzać takich informacji w sposób dowolny, nawet za zgodą pracownika.
Autor: radca prawny Maciej Fiedorowicz, nr wpisu WA-15162
