RODO dla firmy budowlanej i mieszkaniowej

Spełnienie wymagań wynikających z RODO, dla branży budowlanej to przede wszystkim: 

1. Przechowywanie danych osobowych z zachowaniem właściwego stopnia bezpieczeństwa- zarówno w kontekście danych przetwarzanych w formie tradycyjnej (na przykład w formie dokumentów), jak i w formie elektronicznej.
2. Przydzielenie dostępu do danych tylko osobom, które posiadają odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
3. Właściwe określenie podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, a w przypadku działania na podstawie zgody uzyskanej od osoby, której dane dotyczą, zapewnienie możliwości wykazania, że zgoda rzeczywiście została udzielona (rozliczalność).
4. Podpisanie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecim.
5. Spełnienie obowiązku informacyjnego względem swoich kontrahentów oraz klientów poprzez przedstawienie odpowiedniej klauzuli w korespondencji mailowej lub tradycyjnej. Podobne klauzule należy także zawrzeć na stronie internetowej, jeśli spółka wykorzystuje taką formę kontaktu z klientem, np. zamieszczając tam formularz kontaktowy.
6. Stworzenie polityki danych osobowych, a także wszelkich innych regulaminów pełniących rolę zbioru norm postępowania oraz przyjętych przez organizację procedur, zasad i zabezpieczeń. 

Zaznaczyć należy, że Rozporządzenie o ochronie danych osobowych nakłada na administratora danych osobowych znacznie więcej obowiązków. Wskazane powyżej są jedynie kluczowymi.

W kontekście branży budowlanej często pojawia się pytanie dotyczące monitoringu wizyjnego i związana z tym aspektem ochrona danych osobowych.

Monitoring wizyjny jest inwazyjnym sposobem przetwarzania danych osobowych. Za jego pomocą przetwarza się w szczególności wizerunek osoby oraz wykonywane przez nią czynności. W związku z tym na administratorze ciążą określone obowiązki związane z przetwarzaniem takich danych. Bez względu na to czy monitoring zostanie zainstalowany w biurze, czy na placu budowy kluczowym jest właściwe jego oznaczenie. Administrator powinien także poinformować swoich pracowników o jego montażu, a następnie spełnić obowiązek informacyjny, w którym zawarte zostaną przede wszystkim informacje o tym, jakie dane są przetwarzane oraz jakie uprawnienia przysługują osobom znajdującym się na monitoringu. Ponadto, powinien zostać wskazany kanał kontaktu z inspektorem ochrony danych osobowych, jeśli został wyznaczony.

Bardzo ważną kwestią jest także określenie w regulaminie lub innych politykach zasad przechowywania nagrań z monitoringu. Rekomendowany czas przetwarzania danych z monitoringu wizyjnego nie powinien przekraczać 3 miesięcy. 

Właściwe wprowadzenie zasad RODO dla branży budowlanej nie jest proste i w zależności od struktury organizacyjnej i wielkości firmy, jego zakres oraz zastosowane środki mogą być różne, powinny natomiast zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. f Rozporządzenia o ochronie danych osobowych pozwolić na przetwarzane danych osobowych w sposób zapewniający ich odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.