RODO w salonie kosmetycznym (branży kosmetycznej)

Salony kosmetyczne, kliniki medycyny estetycznej, salony masażu i wiele innym łączy przetwarzanie danych szczególnej kategorii.

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych wylicza rodzaje danych osobowych szczególnej  kategorii w art. 9 ust. 1 RODO. Przetwarzanie tej kategorii danych jest co do zasady zabronione, a jedyne dopuszczalne od tej zasady wyjątki zawarte są w art. 9 ust. 2 RODO. 

Branża kosmetyczna przetwarza przede wszystkim dane dotyczące zdrowia. Dzieje się tak za sprawą często zbieranych przed przystąpieniem do określonego zabiegu, deklaracji czy informacji o stanie zdrowia, przebytych chorobach, posiadanych alergiach czy przyjmowanych lekach. 

Ochrona danych osobowych wskazanych powyżej jest szczególnie ważna, bowiem przetwarzanie takich danych niesie za sobą konieczność lepszego ich zabezpieczenia. 

Jeśli podstawą przetwarzania danych wrażliwych będzie zgoda klientów, to szczególną uwagę należy zwrócić na to, aby spełniała ona wszystkie elementy zgody zgodnie z art. 7 RODO, który wskazuje warunki ważnego wyrażenia zgody.

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych wskazuje, że zgoda powinna być wyrażona świadomie, dobrowolnie i jednoznacznie. Zgoda powinna być także konkretna. Oznacza to, że powinna precyzyjnie określać cel i zakres przetwarzanych danych potrzebnych do osiągnięcia tego celu.

Powinniśmy pamiętać także o tym, że zgoda musi powinna zostać wyrażona przed rzeczywistym przetwarzaniem danych przez salon. 

Właściwie wprowadzone przepisy RODO dla kliniki medycyny estetycznej lub salonu kosmetycznego to także odpowiednio sporządzona dokumentacja. Co powinna ona zawierać? 

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych jest bardzo ogólne. Stanowi zbiór wytycznych, nie daje natomiast konkretnych wskazówek co krok po kroku zrobić, aby osiągnąć właściwy stopnień bezpieczeństwa. Nie ma jednolitego wzoru dokumentacji, który można zaimplementować w celu pełnego wdrożenia RODO. Ta powinna być odpowiednio dobrana do profilu działalności. Do kluczowego zbioru dokumentów wewnętrznych zaliczyć należy:

• politykę ochrony danych osobowych,
• instrukcję zarządzania systemem informatycznym
• rejestr czynności przetwarzania danych osobowych,
• analizę ryzyka i ocenę skutków przetwarzania danych osobowych,
• ewidencję incydentów naruszeń ochrony danych osobowych,

Jeśli posiadasz salon urody i prowadzisz stronę internetową, udostępniając przy tym możliwość zapisywania się lub zadawania pytań przez formularz na niej zamieszczony- pamiętaj, że niezbędne w tym przypadku będą: 

• polityka prywatności, 
• polityka plików cookies, 
• oraz zamieszczenie odpowiednich informacji i zgód, np. przy formularzu lub chęci wysyłki newslettera.

Pamiętać należy, że Rozporządzeni o ochronie danych osobowych w art. 21 wskazuje, że to obowiązkiem administratora jest wdrożenie takich środków organizacyjnych i technicznych, aby zapewnić przetwarzanie danych zgodne z prawem.