Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt pracowniczych. Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona przez pracodawcę dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy.
Dokumentacja pracownicza- co wchodzi w jej skład
Dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika to nie tylko akta, ale również inne dokumenty prowadzone w zorganizowanej formie, między innymi ewidencje czasu pracy.
Warto pamiętać, że w wypadku akt pracowniczych zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika nie jest potrzebna, podstawą takiego przetwarzania jest obowiązek prawny wynikający z kodeksu pracy. Struktura i podział dokumentacji pracowniczej zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 roku, które stanowi najpełniejszy opis sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie
Jednym z często powielanych błędów jest umieszczanie w aktach osobowych pracownika dokumentów przedłożonych przez niego w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Praktyka taka nie powinna mieć miejsca, gdyż w części A akt pracowniczych może zostać zamieszczony ograniczony katalog dokumentów. W szczególności nie należy umieszczać tam CV pracownika. Chociaż wydaje się to nieintuicyjne, to jednak dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika w postaci resume przesyłanego przez kandydatów w procesie rekrutacji, nie podlegają archiwizacji w zakresie akt pracowniczych. Co do zasady CV należy usunąć po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.
Teczka pracownicza- co powinna zawierać?
Z punktu widzenia kodeksu pracy dopiero kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest dokumentem, który może znaleźć się w aktach osobowych. Darmowy wzór kwestionariusza dostępny jest na stronach resortu pracy.
Jeżeli pracownik przedłożył pracodawcy dokumenty związane z poprzednim zatrudnieniem zaraz po kwestionariuszu należy dołączyć kopie świadectw pracy i innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia. Jeżeli zgodnie z kodeksem pracy lub innymi przepisami prawa i przy ubieganiu się o zatrudnienie na danym stanowisku, wymagane są kwalifikacje zawodowe są one kolejnym dokumentem zamieszczanym w części A. Wśród znawców tematyki prawa pracy kontrowersje budzi podstawa prawna w przetwarzaniu świadectw potwierdzających wykształcenie pracownika. Często nie zachodzi potrzeba legitymowania się wykształceniem na dane stanowisko, jednak kodeks pracy przewiduje odmienny sposób przeliczania stażu pracy na potrzeby urlopu wypoczynkowego. Tym samym podstawę prawną przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumencie potwierdzającym wykształcenie kandydata do pracy stanowi obowiązek prawny ujęty kodeksie pracy.
Dokumentacja związana z zatrudnieniem to także skierowanie na badanie wstępne i badania okresowe pracownika. Możliwe jest również złożenie innych dokumentów wymaganych przez szczególne przepisy sektorowe, na przykład ustawę o transporcie drogowym jak również przedłożonych przez pracownika certyfikatów i dyplomów.
Akta pracownicze w części B zawierają dokumenty związane z zatrudnieniem, takie jak umowa o pracę i kwestionariusz osobowy pracownika. Podobnie jak w przypadku kwestionariusza kandydata, darmowy wzór tego dokumentu dostępny jest na stronach ministerstwa pracy. W tej części znajdują się również wszelkie oświadczenia pracownika, takie jak zapoznanie się z zakresem obowiązków, tajemnicą służbową, regulaminem pracy, zasadami BHP, czy informacją pracowniczą w zakresie warunków zatrudnienia. Część B jest również właściwym miejscem do zamieszczania orzeczeń lekarskich, czy dokumentacji związanej z ubieganiem się o urlop macierzyński, wychowawczy i rodzicielski.
Od 2018 r. dokumentacja związana z zatrudnieniem pracownika w części B nie zawiera informacji o karach porządkowych zastosowanych wobec pracownika, pomimo, że informacja taka jest związana z przebiegiem zatrudnienia.
W Części C akt osobowych pracownika zamieszczane są dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy, takie jak: wypowiedzenie, świadectwo pracy i potwierdzenie jego otrzymania, ewentualnie wniosek o jego sprostowanie, a także oświadczenie o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli taki zawarto.
Część D akt osobowych pracownika przeznaczona jest na czasowe przechowywanie informacji o karach porządkowych. Przepis kodeksu pracy w art. 113 stanowi bowiem, że po roku nienagannej pracy od nałożenia kary, informacje o niej trwale usuwa się z akt pracowniczych.
Wprowadzenie tej zmiany sprawiło, że archiwizacja dokumentacji pracowniczej stała się znacznie łatwiejsza, A Dokumentacja osobowa pracownika powinna być bowiem prowadzona w sposób trwały i chronologiczny. Usuwanie z dokumentacji informacji o karach zastosowanych wobec pracownika znacznie to utrudniało. Kara musiała być wykazana w zestawieniu akt, a następnie usunięta po roku, co w konsekwencji prowadziło do wykreślenia tego wpisu. Aktualnie, w przypadku usunięcia z części D informacji o karze porządkowej, można wymienić kartę przeglądową na pustą i w ten sposób zrealizować wskazania ustawy o trwałym usunięciu informacji o karze.
Warto zaznaczyć, że dokumentacja pracownicza w zakresie ewidencji czasu pracy, godzinach nadliczbowych, dniach wolnych, nieobecnościach, urlopach etc. prowadzona jest oddzielnie dla każdego pracownika.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Zmianie uległ również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt wynosi 10 lat, licząc od roku następnego po zakończeniu stosunku pracy. Dla pracowników zatrudnionych przed tą datą, okres przechowywania akt osobowych pracowników nadal wynosi 50 lat. Ustawodawca przewidział wprawdzie możliwość skrócenia tego okresu dla zatrudnionych w latach 1999 – 2018, było to jednak uzależnione od złożenia z Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia ZUS OSW wraz z raportem ZUS RIA.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika
Mówiąc o dokumentacji pracowniczej nie sposób wspomnieć o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych pracownika.
W przypadku zawierania umowy, a także trwania stosunku pracy, zgoda może być podstawą przetwarzania niektórych danych. Przede wszystkim chodzi o dane jakich pracodawca nie może żądać od zatrudnionego pracownika na podstawie przepisów kodeksu pracy. Te dodatkowe informacje to np. korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, wizerunek pracownika czy chociażby, numer konta bankowego.
Właściwie zebrana zgoda powinna jasno i konkretnie określać cele w jakich jest zbierana. Nie ma jednak jednego określonego wzoru zgody związanej z omawianą tematyką, natomiast można wyróżnić podstawowe jej elementy. Jest to przede wszystkim określenie zakresu przetwarzania danych osobowych, określenie celu tego przetwarzania, wskazanie administratora oraz informacje o możliwości wycofania zgody.
Prowadzenie akt osobowych jest obowiązkiem każdego pracodawcy, brak realizacji tego wymogu zagrożony jest grzywną. Ważne jest również, aby akta pracownicze były prowadzone w sposób zgodny z RODO. W praktyce często w aktach gromadzone są dokumenty nadliczbowe lub nawet takie, których nie można w żadnych okolicznościach przetwarzać. Państwowa Inspekcja Pracy posiada uprawniania w zakresie kontroli prawidłowości przetwarzania danych osobowych pracowników, dlatego warto mieć prawidłowo prowadzone akta pracownicze
