RODO w firmie produkcyjnej

O przepisach rozporządzenia RODO słyszy się bardzo dużo. Wciąż jednak potrafi budzić wątpliwości, czy RODO jest obowiązkowe, a jeżeli tak to czy dla wszystkich podmiotów?

Odpowiadając na tak zadane pytanie wskazać trzeba, że RODO jest obowiązkowe, ale nie dla wszystkich. Do stosowania RODO zobowiązani są wszystkie osoby, o ile przetwarzają dane osobowe, chyba że zastosowanie ma do nich wyłączenie z art 2. RODO nie znajduje zastosowania do czynności o charakterze czysto osobistym, bez związku z działalnością zawodową i handlową – ograniczenie to należy jednak zawsze interpretować wąsko i z wielką ostrożnością.

Zgodnie z przepisami RODO nie ma znaczenia wielkość przedsiębiorcy, czy okoliczność kogo dane osobowe przetwarza. Co do zasady znaczenia nie ma również branża w jakiej działa dany przedsiębiorca, tym samym stosować przepisy RODO muszą również firmy produkcyjne.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych w firmie produkcyjnej mogą być następujące:

• zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane są przetwarzane (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej (art. 6 ust. 1 lit. d) RODO);
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e) RODO);
• prawnie uzasadniony interes przedsiębiorcy (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

Co prawda od wprowadzenia przepisów RODO minęło już niemal 5 lat, to jednak w dalszym ciągu część przedsiębiorców zadaje sobie pytanie jakie dokumenty RODO powinny znaleźć się w firmie.

Na wstępie należy wskazać, że mniej istotnym od nazwy samego dokumentu (tu RODO pozostawia dużą swobodę) jest treść, która w takich dokumentach się znajdzie. Innymi słowy pewne elementy i treści muszą znaleźć się w dokumentacji RODO w firmie, ale sama kwestia jak takie dokumenty zostaną nazwane jest drugorzędna.

Do podstawowych dokumentów RODO w firmie zaliczyć z pewnością trzeba:

• rejestr czynności przetwarzania i rejestr kategorii czynności przetwarzania;
• kompleksową procedurę zgłaszania naruszeń przepisów RODO do organu nadzorczego;
• rejestr naruszeń ochrony danych;
• raporty z ocen skutków dla ochrony danych (jeśli są konieczne);
• dokumentacja zawierająca informacje na temat zastosowanych w firmie środków technicznych i organizacyjnych w firmie dla celów ochrony danych osobowych;
• polityka ochrony danych osobowych.

Dla większości osób jasnym jest, że RODO stosuje się do spółek osobowych, kapitałowych, fundacji, czy stowarzyszenie, a ich ewentualne działania sprzeczne z przepisami rozporządzenia spotkać mogą się z dotkliwymi sankcjami. Pewne wątpliwości budzić może, czy również osoba fizyczna może naruszyć RODO?

Odpowiadając na tak zadane pytanie raz jeszcze trzeba podkreślić, że RODO stosuje się do przedsiębiorców, którzy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przetwarzają dane osobowe. Za przedsiębiorcę uważa się również osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. W tym ujęcia taka osoba, prowadząca przykładowo jednoosobową działalność w zakresie sklepu z częściami motoryzacyjnymi, również podlega regulacjom RODO.

RODO nie stosuje się natomiast do osób fizycznych, które przetwarzają dane osobowe w ramach działalności osobistej, jeżeli nie da się jej powiązać z wykonywaną przez taką osobę działalnością gospodarczą.