Ze względów bezpieczeństwa coraz więcej placówek edukacyjnych decyduje się na zainstalowanie kamer w budynkach. Warto wiedzieć więc jak ma się kwestia użytkowania monitoringu do RODO. Z punktu widzenia RODO monitoring jest dopuszczalny, w tym zakresie przepisy RODO nakładają jednak pewne dodatkowe obowiązki. Nie ulega bowiem wątpliwości, że nagrywanie wizerunku ludzi na kamerach, a następnie jego odtwarzanie mieści się w zakresie pojęcia przetwarzania danych osobowych.
RODO w przedszkolu
Prowadzenie przedszkola wiąże się z koniecznością spełnienia licznych obowiązków, w tym również przestrzeganie przepisów zawartych w Rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (dalej również: RODO). Prowadzenie działalności edukacyjnej w ramach przedszkola wiąże się koniecznością przetwarzania licznych danych osobowych, tym bardziej konieczne jest więc zaznajomienie się z wymogami stawianymi przez RODO.
Prowadzący przedszkole przetwarzają dane osobowe m.in. w zakresie imion i nazwisk i adresów dzieci, ich opiekunów prawnych, nr telefonów, czy adresów email. Dodatkowo przed podmiotami prowadzącymi przedszkola stoją różnego rodzaju inne wyzwania związane z problematyką danych osobowych jak np. odpowiedzenie sobie na pytanie jak ma się monitoring w przedszkolu do RODO, czy przygotowanie dokumentacji RODO w przedszkolu. W związku z powyższym istotnym jest żeby zapoznać się z podstawowymi obowiązkami RODO w przedszkolu w praktyce.
Sprawdź naszą ofertę
Monitoring a RODO
Czy w przedszkolu mogą być kamery?
Żeby monitoring w przedszkolu był zgodny z RODO należy dostosować go do wymogów rozporządzenia jak i innych aktów prawnych. W pierwszej kolejności trzeba więc określić cel przetwarzania danych osobowych w ramach monitoringu. Podstawowym celem przetwarzania danych osobowych w związku z funkcjonowaniem systemu monitoringu w przedszkolu jest zapewnienie należytego bezpieczeństwa dzieci i personelu. Trzeba przy tym pamiętać, że cel przetwarzania danych osobowych musi być określony w sposób możliwie jak najbardziej precyzyjny. Tym samym uzasadnienie instalacji monitoringu w przedszkolu w myśl RODO powinno być możliwie dokładnie uzasadnione – na przykład poprzez odwołanie do konkretnych zdarzeń którym może zapobiegać/zapobiega.
Przy korzystaniu z monitoringu w przedszkolu w myśl RODO należy również wykazać prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych osobowych (art. 6 RODO). Niezależnie należy pamiętać o przygotowaniu stosownych procedur i dokumentacji RODO dla potrzeb monitoringu w przedszkolu. Należy więc zapewnić dostęp do nagrań z monitoringu jedynie uprawnionym osobom, a ekrany monitorujące umieścić w odrębnym, bezpiecznym pomieszczeniu. Rodzicom nie wolno udostępniać nagrań z udziałem innych dzieci, jeżeli na powyższe zgody nie wyrazili opiekunowie dzieci nagranych. Można natomiast zastosować technologie pozwalające na zamazanie sylwetek tychże innych dzieci – w takim wypadku należy jednak mieć pewność, że zastosowana metoda nie pozwala na ujawnienie ich tożsamości.
Warto przy tym nadmienić, że przy instalacji monitoringu w przedszkolu trzeba wziąć pod uwagę również inne przepisy niż rozporządzenie RODO. Zgodnie z art. 108a Prawa oświatowego instalacja monitoringu w placówce edukacyjnej jest dozwolona gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia dyrektor oraz po przeprowadzeniu konsultacji z radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim.
Kto jest administratorem danych osobowych w przedszkolu?
Pojęcie administratora danych osobowych zdefiniowane zostało w art. 4 pkt 7 RODO. Zgodnie z przywołanym przepisem administratorem danych osobowych jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
W przedszkolu administratorem danych osobowych jest przedszkole, reprezentowane w tym zakresie przez dyrektora przedszkola. W zależności od specyfiki organizacyjnej przedszkola może to być także jednostka je prowadząca. Ogólnie jednak to właśnie dyrektor, jako administracyjny przedstawiciel przedszkola, ma obowiązek zapewnienia zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych. Na dyrektorze spoczywa również odpowiedzialność za działania podmiotów, którym delegował uprawnienia do przetwarzania danych osobowych.
Gdzie powinny znajdować się dane kontaktowe inspektora danych osobowych w przedszkolu?
Obok administratora danych osobowych, inną istotną w myśl RODO funkcją jest tzw. inspektor danych osobowych. Inspektor Danych Osobowych (IDO) to podmiot wprost wymieniony w treści RODO, osoby piastujące tę funkcję odpowiadają za ochronę danych osobowych.
Zgodnie z art. 37 ust. 7 RODO administrator danych osobowych powinien publikować dane inspektora danych osobowych takie jak: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej/nr telefonu IDO. Dane te należy opublikować na stronie internetowej administratora. Jeżeli administrator danych osobowych nie prowadzi strony internetowej dane powinny zostać umieszczone w sposób widoczny w miejscu prowadzenia działalności.
Autor: radca prawny Maciej Fiedorowicz, nr wpisu WA-15162