RODO dla salonu kosmetycznego

Podmiot prowadzący działalność gospodarczą w ramach salonu kosmetycznego powinien w pierwszej kolejności zastanowić się jakie dane osobowe zamierza zbierać i gromadzić oraz w jakim celu.

W salonie kosmetycznym przetwarza się dane zarówno klientów, jak również pracowników salonu, czy osób współpracujących z salonem kosmetycznym w ramach stosunku innego niż umowa o pracę, użytkowników strony internetowej itp. Im większy zakres przetwarzanych danych, tym więcej obowiązków ciążących na prowadzącym salon kosmetyczny w związku z ich ochroną.

Co szczególnie istotne, nie należy przekraczać uprawnień do przetwarzania danych osobowych, w związku z czym w ramach salonu kosmetycznego powinno przetwarzać się dane osobowe wyłącznie w zakresie, który jest niezbędny do osiągnięcia ustalonego wcześniej celu. Analogicznie okres czasu, w którym przetwarzane są dane osobowe nie może być dłuższy niż wynika to z celu, dla którego dane są przetwarzane, każdorazowo nie dłużej jednak niż pozwalają na to przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

Podmiot prowadzący salon kosmetyczny ma obowiązek ustalenia podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych. Wskazanie podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych jest wręcz punktem wyjścia, niezbędnym do zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych przez salon kosmetyczny to m.in.:

•       zgoda osoby, której dane dotyczą;
•       przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, np. klient salonu podał swoje imię, nazwisko i telefon, które następnie pracownicy salonu wpisali w kalendarz celem zarezerwowania terminu wizyty;
•       przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, np. dane osobowe mogą być przetwarzane w celu przekazania do ZUS danych dotyczących pracowników zatrudnionych w salonie kosmetycznym;

·       prawnie uzasadniony interes salonu kosmetycznego np. gdy dane osobowe przetwarzane są dla celów prowadzenia marketingu bezpośredniego przez salon kosmetyczny.

Kolejnym istotnym obowiązkiem administratora danych osobowych jest należyte zabezpieczenie tych danych. Dane osobowe gromadzone przez salon kosmetyczny powinny być należycie zabezpieczone przed ich utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem, niedozwolonym czy niezgodnym z prawem przetwarzaniem. Tu również ustawodawca pozostawia podmiotom prowadzącym salony kosmetyczne znaczną swobodę w doborze środków ochrony danych osobowych. Istotnym jest aby wybrane środki ochrony były skuteczne i dopasowane do zagrożeń na jakie potencjalnie narażone są dane osobowe.

Systemy za pośrednictwem których dochodzi do przetwarzania danych powinny mieć odpowiednie zabezpieczenia. Z kolei w przypadku danych przetwarzanych w formie papierowej należy zadbać o bezpieczeństwo miejsca przechowywania, aby dostęp do danych miały tylko osoby upoważnione np. przechowywać dane osobowe w zamykanych na klucz szafach, a dostęp do klucza umożliwić jedynie osobom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych.