RODO dla hotelu

Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych gościa hotelowego stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Zgodnie z tym przepisem przetwarzanie jest zgodne z prawem gdy jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – w tym przypadku usług noclegowych.

Wskazać należy, że jeżeli hotel chce wysyłać gościowi hotelowemu newsletter bądź udostępnić jego dane partnerom biznesowym współpracującym z hotelem konieczne jest pozyskanie oddzielnej zgody.

Aby dokonać rejestracji gości hotelowych hotel powinien przedstawić klauzulę informacyjną, która będzie wskazywać kto jest administratorem podawanych danych osobowych w związku z realizacją świadczenia usługi noclegowej, jak dane będą wykorzystywane oraz jakie prawa przysługują gościowi hotelowego w związku z przetwarzaniem jego danych. Gość hotelowy ma m.in.

• prawo dostępu do danych
• prawo do usunięcia danych
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych
• prawo do przenoszenia danych
• prawo do sprostowania i uzupełniania danych
• prawo do wniesienia sprzeciwu
• prawo do tego, by nie podlegać profilowaniu

Warto pamiętać, że w hotelu czy pensjonacie przetwarza się dane zarówno gości hotelowych, jak również pracowników hotelu, czy osób współpracujących z hotelem w ramach stosunku innego niż umowa o pracę, użytkowników strony internetowej itp. Im większy zakres przetwarzanych danych, tym więcej obowiązków ciążących na prowadzącym hotel w związku z ich ochroną.

Wskazać należy, że jeżeli hotel świadczy usługi SPA to korzystanie z tych usług również wymaga wprowadzenia odpowiedniej polityki dotyczącej danych osobowych. Hotel może bowiem świadczyć usługi, które wymagają zebrania informacji dotyczących zdrowia, a wówczas przetwarza dane osobowe do celów realizacji świadczeń zdrowotnych.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 RODO w przypadku usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku, zgodne z prawem jest przetwarzanie danych osobowych dziecka, które ukończyło 16 lat. Jeżeli dziecko nie ukończyło 16 lat, takie przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy zgodę wyraziła lub zaaprobowała ją osoba sprawująca władzę rodzicielską lub opiekę nad dzieckiem oraz wyłącznie w zakresie wyrażonej zgody.

RODO a anulowanie pobytu przez gościa hotelowego

Obecnie goście hotelowi w znacznej większości dokonują wcześniejszej rezerwacji pokoju w hotelu, tym samym przekazując swoje dane osobowe już w toku rezerwacji. Co jednak w przypadku gdy gość anulował rezerwację a hotel dysponuje już jego danymi? Jeżeli gość hotelowy cofnął rezerwację nie opłacając w żadnym zakresie pobytu to jego dane należy usunąć z systemu. Jeżeli natomiast gość wpłacił zaliczkę lub zadatek i odwołał pobyt w hotelu jego dane należy zachować i postępować jak w przypadku gdy pobyt doszedłby do skutku.

RODO – odpowiednie zabezpieczenia 

Należy pamiętać także, aby należycie zabezpieczyć dane, które przechowujemy. Dane osobowe gromadzone przez hotel powinny być należycie zabezpieczone przed ich utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem, niedozwolonym czy niezgodnym z prawem przetwarzaniem. Tu również ustawodawca pozostawia podmiotom prowadzącym hotel znaczną swobodę w doborze środków ochrony danych osobowych. Istotnym jest aby wybrane środki ochrony były skuteczne i dopasowane do zagrożeń na jakie potencjalnie narażone są dane osobowe.