RODO w branży deweloperskiej

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych określa definicję przetwarzania danych. Są to czynności, które obejmują między innymi zbieranie, utrwalanie, modyfikowanie, przeglądanie, pobieranie oraz wykorzystywanie danych w celach związanych z funkcjonowaniem określonego podmiotu danych osobowych. W związku z powyższym przetwarzaniem danych osobowych można określić wszelkie operacje na danych. 

Podmiotem odpowiedzialnym za powyższe czynności na danych jest administrator danych osobowych. To on określa cele i sposoby przetwarzania danych, a także czas ich przechowywania w związku z wcześniej ustalonym okresem retencji danych wynikających z przepisów prawa. Administratorem danych osobowych może być osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

Administratorem danych osobowych w przypadku branży deweloperskiej można określić każdy podmiot gospodarczy prowadzący działalność deweloperską posiadający dostęp do danych osobowych. 

Skoro firma deweloperska wykonuje określone i specyficzne dla tej branży czynności i operacje, to przetwarzanie danych osobowych można rozpatrywać na kilku płaszczyznach, można także określić kilka kategorii przetwarzanych przez nią danych.

W pierwszej kolejności należy wymienić dane osobowe pracowników i współpracowników. Będą to wszelkie dane przetwarzane w związku z trwającym stosunkiem pracy lub współpracy, dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, wszelkie dane wymagane przez kodeks pracy oraz inne przepisy związane z procesem zatrudnienia, a nawet dane wskazane w dokumentacji składanej w procesie rekrutacyjnym.

Kolejną kategorię stanowić będą dane osobowe klientów. Mowa tutaj o podmiotach będących osobami fizycznymi, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, ale także o reprezentantach oraz osobach wyznaczonych do kontaktu, np. w celu realizacji umowy. Przetwarzane dane to głównie dane kontaktowe w postaci imienia, nazwiska, a także numeru telefonu czy adresu mailowego. To również wszelkie informacje wymagane w celu realizacji zawartej umowy, na przykład numery rachunków bankowych, dane zawarte w akcie notarialnym i inne.  

Nie można zapomnieć o tym, że firmy deweloperskie współpracują na z wieloma podmiotami w zakresie swojej działalności, mowa o inwestorach, firmach projektowych czy architektonicznych, a także dostawcach wszelkiego rodzaju usług. Tutaj także mamy do czynienia z przetwarzaniem wszelkiego rodzaju danych. 

Do kolejnej grupy możemy zaliczyć dane osobowe kontrahentów, wszelkich dostawców produktów i usług, które są niezbędne w celu prowadzenia działalności. Przykładowo możemy wśród przetwarzanych w tym celu informacji wymienić dane identyfikacyjne oraz kontaktowe reprezentantów firm oraz osób wyznaczonych do kontaktu w celu realizacji umowy. 

Działanie zgodnie z przepisami RODO w branży deweloperskiej będzie mieć swoje odzwierciedlenie także w prawidłowo wypełnionym oraz na bieżąco uzupełnianym rejestrze czynności przetwarzania. Stanowi on podstawową dokumentację administratora, która zawiera szereg informacji o czynnościach i celach przetwarzania określonych kategorii danych. Stanowi on skarbnicę informacji na temat wszystkich procesów przetwarzania danych w organizacji.  

RODO w branży deweloperskiej powinno mieć również swoje odzwierciedlenie we właściwym określeniu lub zweryfikowaniu już istniejących polityki ochrony danych osobowych oraz polityki zarządzania systemem informatycznym organizacji.

Ochrona danych osobowych lub ściślej mówiąc wprowadzenie odpowiednich regulacji RODO w branży deweloperskiej często traktowane jest w sposób pobłażliwy. Należy natomiast pamiętać, że kary pieniężne  przewidziane w art. 83 RODO w razie niedostosowania się do wymogów Rozporządzenia są bardzo surowe i obejmują również tę branże.