Wdrożenie RODO w organizacji – RODO Re@dy

RODO nakłada na przedsiębiorstwa szereg obowiązków. Często ich wypełnienie nie jest zadaniem prostym. Warto zainteresować się tematem wdrożenia wymogów RODO, bowiem dokonanie tego w sposób właściwy pozwoli uniknąć strat zarówno wizerunkowych jak i finansowych. O czym należy wiedzieć wdrażając obowiązki RODO?

Każda firma czy organizacja przetwarzająca dane osobowe jest zobowiązana do wdrożenia przepisów RODO. Obowiązek ten jest niezależny od formy prowadzonej działalności (jednoosobowa działalność czy też spółka), rozmiaru przedsiębiorstwa czy liczby pracowników. Wskazać należy, że z pewnością w małej firmie proces wdrożenia RODO będzie mniej skomplikowany i szybszy aniżeli w dużym przedsiębiorstwie. Jednak jak zostało to wskazane – wdrożyć RODO trzeba, bowiem brak jego zdrożenia lub nieprawidłowe wdrożenie może wiązać się dla firmy z negatywnymi konsekwencjami.

Wprowadzenie RODO w firmie czy danej organizacji ma na celu stworzenie procedur, zasad i narzędzi, które zagwarantują bezpieczeństwo i prawidłowe przetwarzanie danych osobowych. Przede wszystkim przy wdrażaniu RODO należy przeanalizować strukturę firmy i jej działalność, a następnie określić jakie możliwe zagrożenia mogą nastąpić, zminimalizować ryzyko ich wystąpienia i przygotować odpowiednie procedury na wypadek ich zajścia. Nie istnieje zatem jeden wzór wdrożenia RODO, bowiem wszystko zależy od konkretnej organizacji i zakresu przetwarzanych przez nią danych. Jednocześnie RODO powinno zostać wdrożone od początku (pierwszego dnia) działalności firmy.

Chcąc wdrożyć RODO w małej firmie powinno rozpocząć się ten proces od analizy danych osobowych jakie ta firma przetwarza. Ustalić zatem należy na jakich płaszczyznach i w jakich procesach dochodzi do przetwarzania danych osobowych, przykładowo czy na stronie internetowej dostępny jest formularz, czy firma przesyła newsletter, jak wygląda proces składania zamówienia, ale także czy firma zatrudnia pracowników, kontrahentów na B2B (ich dane osobowe również są przetwarzane). Analiza ta będzie potrzebna m.in. do wypełniania rejestru czynności przetwarzanych.

Dodatkowo należy dokonać analizy ryzyka. Co to oznacza? Należy określić na jakie ryzyka są narażone przetwarzane dane osobowe, a następnie wprowadzić takie środki bezpieczeństwa, które mają szansę obniżyć lub ograniczyć te ryzyka. Przykładowo, jeżeli wszystkie dane są przechowywane w chmurze to ryzykiem będzie atak hakerski – przed którym należy się w odpowiedni sposób zabezpieczyć. Odnosząc się do działania systemu informatycznego, to należy sporządzić także instrukcję zarządzania systemem informatycznym, która będzie zawierała wytyczne związane z bezpiecznym przetwarzaniem danych osobowych w wersji cyfrowej. Kolejnym dokumentem, jaki należy opracować, jest polityka bezpieczeństwa. Jest to dokument, który zawiera zasady i środki przetwarzania danych osobowych w firmie. Istnieje jeszcze szereg innych dokumentów, które mogą się pojawić jak przykładowo umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, którą należy podpisać w sytuacji gdy powierzamy dane osobowe innemu podmiotowi. Nawet w małej firmie proces wdrożenia RODO może być skomplikowany dla osoby, która nie ma wiedzy w tym temacie. Prawidłowe wdrożenie RODO wymaga bowiem stworzenia wielu dokumentów i analizy wielu ewentualności.

Przede wszystkim na uwadze należy mieć to, że wdrożenie RODO jest procesem złożonym, który wymaga wymagającym specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Warto zatem powierzyć ten proces profesjonalistom. Ponadto każda organizacja jest inna, stąd też zawsze należy wdrożenie RODO dostosować do konkretnego przedsiębiorstwa. Koszt wdrożenia RODO nie jest zatem jednakowy dla każdego podmiotu. Zależny jest on od wielu czynników, m.in. od wielkości organizacji.  Zespół prawników i specjalistów z zakresu IT z kancelarii RK RODO posiada duże doświadczenie we wdrażaniu przepisów RODO. Co ważne, kancelaria RK RODO pomaga we wdrożeniu RODO w sposób kompleksowy, w tym również w zakresie wyszkolenia pracowników z zakresu przepisów RODO.

Samodzielne wdrożenie RODO w firmie jest oczywiście możliwe, jednak wymaga z całą pewnością wiedzy w tym temacie i czasu, którego przedsiębiorcom często brakuje. Osobom, które wcześniej nie miały styczności z RODO ciężko będzie dopełnić wszelkich formalności z tym związanych. Naruszenie przepisów RODO (także nieprawidłowe wdrożenie przepisów RODO) może nieść za sobą negatywne konsekwencje, poczynając od utraty klientów czy renomy danej firmy po kary finansowe. Bezpieczniejszym rozwiązaniem wydaje się zatem skorzystanie z profesjonalnego wsparcia specjalistów RODO, którzy zadbają o to, aby wszystko było dokonane prawidłowo, a także wyjaśnią wszelkie wątpliwości.