Jako że pracodawca pozyskuje i gromadzi dane pracowników we własnym celu związanym z zatrudnieniem to funkcjonuje jako administrator takich danych osobowych. Zgodnie z kodeksem pracy na etapie rekrutacji pracodawca może żądać od kandydata takich informacji jak:
- imię (imiona) i nazwisko;
- data urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Natomiast w przypadku zatrudnienia pracownika, pracownik musi przekazać pracodawcy dodatkowo takie informacje jak:
- adres zamieszkania;
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Dodatkowe dane mogą być podane, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów szczególnych, bądź jeżeli pracownik wyrazi zgodę i poda takie dane z własnej inicjatywy.
Jak widać zatem kadry posiadają szereg danych osobowych zarówno zatrudnianych pracowników, jak i kandydatów na pracowników. Pracodawca ma obowiązek spełnić obowiązek informacyjny zarówno wobec kandydata do pracy, jak i pracownika. Ponadto, wszystkie dokumenty, które zawierają dane osobowe pracowników, powinny zostać w odpowiedni sposób zabezpieczone – tak, aby osoby niepożądane nie miały do nich dostępu.
