Wyciek danych

Następnie uruchamiamy procedurę określoną w art. 33-34 RODO – oceniamy naruszenie.

1. Tutaj również liczy się szybkość – zgodnie z przepisami firma ma 72 godziny na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i ocenę ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
2. W zależności od wyniku tej oceny, w tym terminie powinna złożyć zawiadomienie o naruszeniu do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz zawiadomić osoby fizyczne o naruszeniu.
3. Treść tych zawiadomień jest ściśle regulowana przez przepisy, a brak uwzględnienia wymaganych informacji może oznaczać kolejne naruszenie przepisów, a czasami wręcz konieczność ponownego zawiadomienia klientów
   o naruszeniu.

W pierwszej kolejności firma zobowiązana jest do podjęcia działań minimalizujących skutki naruszenia – zablokowania systemu objętego naruszeniem, odzyskania dokumentacji, czy zwrot korespondencji.

Tutaj działania muszą być przemyślane, dostosowane to okoliczności, ale także szybkie – im dłużej nie mamy kontroli nad danymi, tym większe szkody może to wyrządzić.

Zarządzanie komunikacją z klientem jest bardzo ważnym elementem podczas każdej sytuacji kryzysowej w firmie. To od jej skuteczności zależy w dużej mierze sposób dalszego przebiegu kryzysu oraz długość jego trwania.

Jeśli firma ma wdrożone procedury zarządzania sytuacją kryzysową, opracowane scenariusze działań i drafty komunikatów cały proces przebiega sprawniej. Dlatego do ewentualnych kryzysów należy się przygotować jeszcze przed ich wystąpieniem. Z kolei przygotowując materiały do klientów należy pamiętać nie tylko o wymogach prawnych, ale o spójności komunikacji ze strategią wizerunkową spółki.

Firma jako administrator danych musi liczyć się z dalszymi konsekwencjami prawnymi naruszenia ochrony danych.

Każde zgłoszone do UODO naruszenie jest przedmiotem postępowania prowadzonego przez organ nadzorczy. W jego toku firmy są wzywane do złożenia dalszych wyjaśnień,dowodów, dokumentów, czy odpowiedzi na liczne pytania. Czasami przeprowadzana jest dodatkowa kontrola.

Wsparcie profesjonalnych prawników, specjalizujących się w ochronie danych osobowych,może być kluczowe dla korzystnego zakończenia tych postępowań. Podobnie rzecz ma się jeżeli chodzi o postępowania wywołane reklamacjami, czy roszczeniami odszkodowawczymi zgłaszanymi przez klientów.

Niezwykle istotną kwestią jest także odpowiednie wdrożenie działań naprawczych, takich jak dodatkowe szkolenia RODO dla pracowników, weryfikację systemów teleinformatycznych, czy zmiany w obowiązujących procedurach. Mogą być one także silnym argumentem przemawiającym za zastosowaniem przez UODO łagodniejszych środków naprawczych czy administracyjnych kar pieniężnych.

W sytuacjach kryzysowych kluczowa jest szybkość działania i zaufanie pomiędzy członkami sztabu kryzysowego. Niejednokrotnie wraz z naszymi klientami przekonaliśmy się, że synergia działań prawnych i komunikacyjnych pozwala na szybkie i wielowątkowe zarządzanie sytuacją kryzysową i opanowanie jej w początkowym stadium. Jeśli jednak sprawa trafi do mediów – liczy się to, jak ją poprowadzimy.

W całym procesie komunikacji nie możemy zapominać również o pracownikach. Muszą przede wszystkim wiedzieć co się wydarzyło i jak zapobiegać podobnym sytuacjom w przyszłości. Ale powinni również wiedzieć jak zachować się w przypadku niespodziewanej wizyty mediów itp.

Pamiętajmy również, że wszystkie komunikaty muszą być spójne z dotychczasowym wizerunkiem spółki i dopasowane do konkretnych grup interesariuszy.