Zatrudniając pracowników każdy pracodawca czy też zleceniodawca powinien wiedzieć przez jaki czas należy przechowywać dokumentację pracowniczą. W tym zakresie doszło do zmiany przepisów. Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszła w życie ustawa, dotycząca skróconego okresu przechowywania akt pracowniczych. Jednak do tej pory pojawia się wiele pytań związanych z okresem przechowywania akt.
Przeczytaj również: kary RODO
Dokumentacja pracownicza
Na wstępie należy zaznaczyć, że w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą akta osobowe pracowników oraz inna dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. Zarówno pracodawca jak i zleceniodawca ma obowiązek prowadzić taką dokumentację. Wskazać należy, że niezależnie od dokumentacji pracowniczej prowadzi się dokumentację dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych.
Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub prowadzenie jej w sposób niewłaściwy może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny nawet do 30 tysięcy złotych.
Sprawdź jak wdrożyć RODO w twojej organizacji
Okres przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Zgodnie z aktualnymi przepisami akta pracownicze należy przechowywać przez 10 lat. Nie zaś jak wcześniej przez 50 lat. Zmiana ta weszła w dniu 1 stycznia 2019 r. Jednak nie jest tak we wszystkich przypadkach i niekiedy okres ten nadal będzie wynosił 50 lat.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – kiedy 10 lat a kiedy 50 lat?
Okres 10 lat na przechowywanie dokumentacji pracowniczej dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych po 2019 roku, kiedy to doszło do zmiany przepisów. Okres 50 lat będzie obowiązywał co do osób zatrudnionych przed 1999 rokiem. Co do tych osób nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Jeżeli zaś pracownik został zatrudniony w okresie między 1999 a 2018 rokiem to co do zasady nadal obowiązuje okres 50 lat. Jednak można skrócić ten okres do 10 lat. W tym celu należy spełnić poniższe warunki:
- przekazać oświadczenia do ZUS OSW,
- przekazać raport informacyjny do ZUS RIA.
Co ważne, okres 10 lat zacznie biec od ostatniego dnia w roku, w którym zostanie złożony raport informacyjny do ZUS.
Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Do obliczenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej nie jest potrzebny kalkulator. Właściwe obliczenie okresu przechowywania akt nie jest skomplikowane. W pierwszym kroku należy ustalić, kiedy dany pracownik został zatrudniony. Zgodnie z powyższymi wskazaniami od tego będzie zależeć czy okres przechowywania dokumentów pracowniczych będzie wynosił 10 czy 50 lat.
Dla okresu 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej okres ten należy liczyć od końca roku kalendarzowego, którym ustał stosunek pracy. Jeżeli więc 31 stycznia 2022 r. doszło do zakończenia stosunku pracy to pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą do 31 grudnia 2032 roku.
Dla okresu 50 lat okres przechowywania liczyć należy od dnia ustania stosunku pracy. Przykładowo, jeśli umowa uległa rozwiązaniu w dniu 25 lutego 2020 roku to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 25 lutego 2070 roku.
W jaki sposób powinno się przechowywać dokumentację pracowniczą?
Należy wskazać, że pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą w dwóch formach – formie papierowej lub elektronicznej. Należy zadbać o to, by akta te były we właściwy sposób zabezpieczone, w tym, aby nie miały do nich dostępu osoby nieuprawnione. Jeżeli akta przechowujemy w formie elektronicznej również muszą być właściwie zabezpieczone i zapisane w taki sposób, aby w każdej chwili mieć do nich dostęp.
Koniec okresu przechowywania dokumentów – co dalej?
Jeżeli minął już okres niezbędny do przechowywania dokumentacji pracowniczej były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu. Do tego czasu nie można zniszczyć dokumentacji pracowniczej.
Po upływie wyżej wskazanego miesiąca pracodawca powinien zniszczyć akta pracownicze w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Pracodawca ma na to 12 miesięcy.
