W okresie przedświątecznym regularnie pojawiają się pytania dotyczące możliwości wysyłania przez firmy świątecznych życzeń do kontrahentów i klientów. Kartki świąteczne wysyłane do klientów oraz kontrahentów mają bowiem na celu podtrzymanie dobrych relacji, jak również podziękowanie za dotychczasową współpracę. Są to niewątpliwie cele marketingowe, które docelowo zmierzają do utrzymania klienta lub kontrahenta, albo do jego powrotu. Jednak czy wysyłanie kartek świątecznych za pośrednictwem poczty lub wiadomości e-mail jest zgodne z przepisami RODO?
Czy wysyłanie kartek świątecznych jest zgodne z RODO?
Wysyłanie kartek świątecznych do klientów oraz kontrahentów jest zgodne z RODO, jeśli istnieją podstawy przetwarzania danych osobowych.
Podstawy do przetwarzania danych osobowych przy wysyłaniu kartek świątecznych są następujące:
- zgoda na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
Zgodnie z RODO zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma oraz jednoznacznie okazać wolę, osoby, której dane dotyczą. Taka zgoda może być w każdym momencie wycofana przez klienta, a proces wycofania zgody powinien być równie łatwy i szybki, jak jej wyrażenie.
- prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
W przypadku wysyłania kartek świątecznych prawnie uzasadnionym interesem administratora będzie przykładowo utrzymywanie dobrych relacji biznesowych z klientem lub kontrahentem, co ma na celu kontynuowanie dobrej współpracy z korzyścią dla obu stron. Przedsiębiorcy powinni jednak dokonać analizy, czy zważywszy na rozsądne oczekiwania odbiorcy korespondencji, oparte na jego powiązaniach z administratorem, jego prawa i wolności nie stoją wyżej niż interesy przedsiębiorcy. W sytuacji, gdy przedsiębiorca uzna, że osoba fizyczna może realnie spodziewać się otrzymania kartki świątecznej, nawet połączonej z konkretną ofertą i nie ingeruje to nadmiernie w jej prawa oraz wolności, może wysłać kartkę z powołaniem się na prawnie uzasadniony interes administratora.
Sprawdź jak wdrożyć RODO w twojej organizacji
Jakie obowiązki należy spełnić przed wysłaniem kartki świątecznej do klienta?
Przed wysłaniem kartki świątecznej do klienta lub kontrahenta należy pamiętać o:
- obowiązku informacyjnym
Bez względu na wybraną podstawę przetwarzania danych administrator musi spełnić obowiązek informacyjny wobec swoich klientów oraz kontrahentów. W obowiązku informacyjnym, który przedsiębiorca kieruje do swojego klienta w danym momencie (może to być np. podpisanie umowy, wysłanie pierwszego e-maila, odpowiedź na zapytanie) powinien zawrzeć informację o przetwarzaniu danych osobowych również na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, którym jest marketing bezpośredni.
Po wcześniejszym wypełnieniu obowiązku informacyjnego, nie trzeba dołączać klauzuli informacyjnej przy wysyłce kartki świątecznej. Klient, do którego wysyłana jest kartka świąteczna może realnie spodziewać się otrzymania korespondencji w związku ze współpracą między stronami, a ponadto otrzymał już wcześniej wszelkie informacje od administratora. Jeśli obowiązek informacyjny wobec klienta nie został wcześniej spełniony, to przed wysyłką kartek świątecznych należy dopełnić tego obowiązku.
- uzyskaniu zgody na wysyłkę informacji handlowych drogą elektroniczną
W przypadku wysyłania kartek świątecznych za pośrednictwem poczty e-mail należy pamiętać, że taka wiadomość może być uznana za wysyłkę informacji handlowych drogą elektroniczną. Z kolei na wysyłkę informacji handlowych drogą elektroniczną potrzebna jest zgoda. Jeśli nie ma uprzedniej zgody danej osoby na przesyłanie jej takiego rodzaju informacji, nie należy wysyłać kartek świątecznych, o ile ich treść może być uznana za informację handlową w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Wysyłka kartek świątecznych do spółek
Przepisy RODO dotyczą osób fizycznych oraz działalności gospodarczych, których dane osobowe właścicieli należy chronić tak samo, jak dane osobowe innych osób fizycznych.
Z kolei dane spółek handlowych można przetwarzać bez obawy o RODO. W sytuacji wysyłania kartki świątecznej do spółki (na ogólny adres siedziby), nie do konkretnej osoby fizycznej – RODO nie ma zastosowania.
