Wysyłanie ofert mejlem – czy to już marketing?
Legalnej definicji marketingu bezpośredniego nie znajdziemy ani w Rozporządzeniu o ochronie danych osobowych RODO, ani w polskim ustawodawstwie. Możemy jednak mówić o szeregu działań polegających na wysyłaniu bezpośrednich komunikatów stanowiących materiały reklamowe, promocyjne lub informacyjne do konkretnych osób, w celu uzyskania bezpośredniej reakcji. Przepisy prawa znają w tym zakresie jedynie pojęcie informacji handlowej (art. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).
Dotychczasowa praktyka wskazuje na dwa podejścia w odniesieniu do stosowania podstaw przetwarzania. Część administratorów, czyli podmiotów określających cele przetwarzania, odwołuje się do zgody podmiotu danych, natomiast w kolejnej części przypadków za podstawę uznaje się prawnie uzasadniony interes.
Sprawdź jak wdrożyć RODO w twojej organizacji
Zgoda na wysyłanie ofert mejlem?
Stosowanie zgody jako przesłanki legalizującej przetwarzanie danych na potrzeby marketingu jest bardzo powszechne – w Polsce jest obligatoryjne w myśl ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy Prawo telekomunikacyjne). Zauważyć natomiast należy, że pozyskiwanie zgody na wysyłanie ofert handlowych może być często utrudnione. Kluczowym w tym zagadnieniu jest czas – zgoda powinna zostać bowiem wyrażona przed wysłaniem informacji handlowej. Istotnym jest także zapewnienie możliwości łatwego odwołania zgody w każdym czasie. Co ważne ta ostatnia powinna być tak prosta jak możliwość jej wyrażenia. Wbrew niektórym niewłaściwym i niezgodnym z prawem praktykom – odwołanie zgody na wysyłanie ofert handlowych nie wymaga uzasadnienia.
Oferty mejlowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu?
Może się zdarzyć, że dany podmiot postanowi wysyłać oferty mejlowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, a więc bazując na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Przesłankę prawnie uzasadnionego interesu można określić jako przesłankę szczególną, bowiem skorzystanie z niej możliwe jest w sytuacjach, gdzie nie będzie możliwości spełnienia innych przesłanek określonych w Rozporządzeniu RODO. Zgodnie natomiast z wytycznymi zawartymi w motywie 47 RODO, aby możliwe było skuteczne powołanie się na przesłankę uzasadnionego interesu łącznie muszą zostać spełnione dwa warunki.
Po pierwsze, przetwarzanie musi być niezbędne do realizacji konkretnego celu wynikającego z prawnie uzasadnionych interesów administratora. Po drugie, interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, nie są w konkretnym wypadku nadrzędne względem interesu danego podmiotu wymagającego przetwarzania danych osobowych.
Wysyłanie ofert handlowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu daje podmiotowi danych możliwość skorzystania z prawa do wniesienia sprzeciwu, przysługującego na podstawie art. 20 RODO.
Oferty mejlowe a szczególne regulacje prawne
Szczególne regulacje prawne wymagają dla konkretnych działań marketingowych uzyskania oddzielnej zgody, pomimo posłużenia się podstawą prawnie uzasadnionego interesu administratora. O co chodzi? Mowa o konieczności uzyskania zgody na podstawie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (u.ś.u.d.e.) oraz Prawa telekomunikacyjnego ( p.t.).
Trafiające do klientów lub potencjalnych klientów oferty mejlowe, czy też prowadzenie marketingu bezpośredniego z wykorzystaniem automatycznych systemów wywołujących i telekomunikacyjnych urządzeń końcowych jest obarczone obowiązkiem uzyskania zgody na podstawie art. u 10 u.ś.u.d.e. oraz art. 172 p.t.
W pierwszym przypadku, mowa o przesyłaniu informacji handlowych, za pomocą środków komunikacji elektronicznej w szczególności poczty elektronicznej. Środkami komunikacji elektronicznej mogą być takie rozwiązania techniczne oraz urządzenia, które umożliwiają porozumiewanie się indywidualnie, na odległość przy wykorzystywaniu transmisji danych.
Należy zaznaczyć, że poza regulacjami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną pozostają połączenia głosowe. W tym zakresie należy odwołać się do przepisów prawa telekomunikacyjnego i uzyskania zgody na podstawie wspomnianego już wcześniej art. 172 tych przepisów. Wskazuje on, że kontakt z użytkownikiem końcowym w celu marketingu bezpośredniego może nastąpić tylko w przypadku wyrażenia przez niego zgody.
Jaka powinna być zgoda?
Zgody, o których mowa w przepisach wyżej przytoczonych powinny zawierać elementy wymagane przepisami o ochronie danych osobowych Na to wskazuje artykuł 4 u.ś.u.d.e.
Powinna być więc skonstruowana wyraźne i zwięźle, z użyciem prostego języka. Musi być wyrażona świadomie, czyli osoba ją wydająca powinna znać tożsamość administratora (obowiązek informacyjny) oraz cele przetwarzania danych osobowych. Ponadto, wyrażenie zgody nie powinno zakłócać możliwości skorzystania z danej usługi.
Prowadząc marketing bezpośredni, na przykład poprzez kontakt telefoniczny lub wysyłanie ofert mejlem, należy zwracać szczególną uwagę na prywatność odbiorców, ale także na konieczność posiadania właściwych podstaw prawnych. Dla administratora niezwykle ważna powinna być także możliwość wykazania właściwie zebranych zgód zgodnie z zasadą rozliczalności.
