Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną to jeden z podstawowych dokumentów, które powinny przygotować podmioty świadczące usługi online. Sporządzenie regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną w należyty sposób jest niezwykle istotne. Prawidłowo skonstruowany regulamin powinien w odpowiedni sposób zabezpieczać interes przedsiębiorcy, przy jednoczesnym poszanowaniu obowiązków, jakie podmiot świadczący usługi online ma wobec konsumentów.
W związku z obowiązywaniem rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), regulamin powinien być również kompatybilny z przepisami RODO.
Nim odpowiemy sobie na pytanie co powinien zawierać odpowiednio skonstruowany regulaminy, warto przybliżyć wpierw samo pojęcie świadczenia usług drogą elektroniczną.
Świadczenie usług drogą elektroniczną
Zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, pod pojęciem tym należy rozumieć wykonanie usługi świadczonej bez jednoczesnej obecności stron (na odległość), poprzez przekaz danych na indywidualne żądanie usługobiorcy, przesyłanej i otrzymywanej za pomocą urządzeń do elektronicznego przetwarzania, włącznie z kompresją cyfrową, i przechowywania danych, która jest w całości nadawana, odbierana lub transmitowana za pomocą sieci telekomunikacyjnej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne.
Prościej mówiąc świadczenie usług drogą elektroniczną to realizacja przez przedsiębiorcę na rzecz konsumenta konkretnej usługi, za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość, jak m.in. telefon, czy korespondencja email. Wraz z rozwojem techniki coraz więcej umów na rynku stanowią umowy zawierane drogą elektroniczną. Za przykład może posłużyć tu sprzedaż w sklepach internetowych, czy coraz częściej zawieranie umów ubezpieczenia.
Co powinien określać regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną?
Elementy obligatoryjne regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną wymienione zostały w art. 8 ust. 3 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgodnie z przywołanym przepisem regulamin musi zawierać co najmniej:
1) rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną – ten element regulaminu powinien możliwie precyzyjnie określać zakres świadczonych usług i jakie dokładnie elementy/czynności się na nie składają. Zapisy powinny być sformułowane na tyle precyzyjnie, żeby konsument miał pełną wiedzę czego może spodziewać się w związku z zawarciem umowy;
2) warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym: a) wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca, b) zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym – te postanowienia powinny określać jakim sprzętem technicznym musi dysponować konsument żeby móc faktycznie zawrzeć umowę, jak również żeby usługa mogła być faktycznie realizowana;
3) warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną – w treści regulaminu należy również wprowadzić postanowienia, które w jasny i zrozumiały sposób opiszą reguły zawierania i rozwiązywania umowy, co ma na celu przede wszystkim zapewnienie należytej ochrony konsumentom;
4) tryb postępowania reklamacyjnego – ostatni element regulaminu powinien stanowić dla konsumenta informację o możliwościach, trybie i przysługujących mu prawach w zakresie składania skarg w ramach postępowania reklamacyjnego.
Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną a przepisy RODO
W toku świadczenia usług drogą elektroniczną niejednokrotnie dochodzi do przetwarzania danych osobowych konsumentów, jak przykładowo wiek, imię, nazwisko, czy adres zamieszkania. Tym samym nie budzi wątpliwości, że regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną musi być kompatybilny z wymogami RODO.
Dobrym rozwiązaniem może być włączenie polityki RODO w treść samego regulaminu. Pozwoli to w możliwie jasny i przejrzysty sposób zaznajomić konsumenta z jego prawami w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz zakresem, celem i czasem przetwarzania danych osobowych. Pamiętać należy, że przekazanie tych wymaganych przez RODO informacji jest jednym z najistotniejszych obowiązków administratora danych osobowych, którym w przypadku świadczenia usług drogą elektroniczną będzie podmiot zajmujący się realizacją takich usług.
