We współczesnym cyfrowym świecie ochrona danych osobowych stała się priorytetem dla podmiotów gospodarczych na całym świecie. Wraz z wejściem w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), zaostrzono wymogi dotyczące ochrony danych osobowych w Polsce, ale i na terenie całej Unii Europejskiej. Sprostanie ewoluującej technologii i związanych z tym zagrożeniami dla bezpieczeństwa danych osobowych nierozerwalnie związane jest z systematycznymi szkoleniami i budowaniem świadomości personelu przetwarzającego dane osobowe.
Dynamicznie rozwijający się rynek nowych technologii, które bezpośrednio wpływają na projektowanie systemu bezpieczeństwa informacji wymaga od administratorów danych podejmowania środków mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz przestrzegania przepisów prawnych. Jednym z kluczowych elementów skutecznej ochrony danych osobowych w organizacji jest odpowiednio przeszkolony personel przetwarzający dane osobowe.
Działania podnoszące świadomość w zakresie bezpieczeństwa nie zamykają się tylko w teoretycznych aspektach obowiązujących przepisów prawa, w szczególności rozporządzenia RODO. Obecnie pożądanym staje się praktyczne podejście do kwestii szkoleń w których biorący w nich udział mogą na konkretnych przykładach zrozumieć mechanizmy wyłudzeń i prób kradzieży tożsamości, które w efekcie prowadzą do szeregu negatywnych następstw dla osób, których dane dotyczą, ale także administratora danych. W jego gestii bowiem leży obowiązek zapewnienia odpowiedniej metodyki szkoleń dla swoich pracowników. Poniżej omówimy, dlaczego cykliczne szkolenia z ochrony danych osobowych są tak ważną częścią obszaru bezpieczeństwa w rozumieniu kompleksowym.
Świadomość przepisów prawnych
Wiele podmiotów gospodarczych, zwłaszcza tych działających w sektorze świadczenia usług, gromadzi i przetwarza duże ilości danych osobowych swoich klientów. Dlatego bardzo ważne jest, aby pracownicy mieli świadomość istniejących przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak regulacje RODO. Systematyczne szkolenia z ochrony danych osobowych mogą pomóc upoważnionemu do przetwarzania danych personelowi zrozumieć zasady i obowiązki wynikające z tych przepisów oraz uniknąć niezgodności czy błędów w interpretacji, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych dla administratora danych.
Ponadto, działania podnoszące świadomość warto, by zawierały informacje na temat krajowych i międzynarodowych regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, aby pracownicy mieli pełny obraz prawnych ram, w jakich operuje przedsiębiorstwo. Wszechobecna współpraca międzynarodowa wymusza bowiem zrozumienie ewentualnych różnic w podejściu do poziomu ochrony danych osobowych. W szczególności, kiedy podmiot współpracuje z partnerami biznesowymi spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Zapobieganie incydentom i wyciekom danych
Pracownicy stanowią pierwszą linią obrony w minimalizowaniu ryzyka wystąpienia incydentów związanych z naruszeniem ochrony danych osobowych, takich jak wycieki danych czy ataki hackerskie. Prawidłowo przeszkolony personel jest w stanie niezwłocznie rozpoznać potencjalne zagrożenia dla bezpieczeństwa danych oraz wie, jak reagować w przypadku podejrzenia wystąpienia naruszenia w rozumieniu przepisów RODO. Działania podnoszące świadomość powinny obejmować zagadnienia odpowiadające bieżącym zagrożeniom i być związane z cyberbezpieczeństwem, identyfikacją zjawiska phishingu i spoofingu oraz sposobami postępowania w przypadku utraty danych.
W ramach szkoleń warto również omówić różne rodzaje incydentów związanych z naruszeniem ochrony danych osobowych oraz przedstawić praktyczne przypadki, które pozwolą pracownikom lepiej zrozumieć potencjalne zagrożenia i sposoby ich minimalizacji. Obecne trendy rynkowe jasno wskazują, że teoretyczne rozważania w omawianym obszarze nie są wystarczające i mogą w efekcie nie stanowić efektywnego przeciwdziałania zagrożeniom płynącym bezpośrednio z sieci. To właśnie w Internecie identyfikuje się większość potencjalnych zagrożeń, które oddziałują negatywnie na poufność i integralność przetwarzanych danych osobowych.
Budowanie zaufania klientów
Klienci coraz bardziej świadomie podchodzą do kwestii ochrony swoich danych osobowych. Dlatego istotne jest, aby pracownicy mieli odpowiednią wiedzę i umiejętności, aby skutecznie zarządzać danymi osobowymi klientów. Partnerom biznesowym o wiele łatwiej jest zaufać podmiotowi, który wykazuje zaangażowanie w ochronę ich danych oraz podejmuje środki mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa ich prywatności.
Dodatkowo, szkolenia mogą również zawierać moduły dotyczące komunikacji z klientami w kontekście ochrony danych oraz sposobów udzielania odpowiedzi na pytania i obawy dotyczące bezpieczeństwa danych. W szczególności ta kwestia jest kluczowa w przypadku personelu podmiotu będącego procesorem przetwarzającym dane osobowe administratora danych. Wówczas prawidłowa i spójna komunikacja, chociażby w kwestii identyfikacji incydentu, jest pożądana i wymagana nie tylko z punktu widzenia zaufania w biznesie, lecz także z punktu widzenia zapisów umownych regulujących kwestie powierzenia przetwarzania danych.
Zwiększenie efektywności działań organizacji
Pracownicy, którzy są dobrze przeszkoleni z zakresu ochrony danych osobowych, mogą działać bardziej efektywnie w swoich zadaniach, ponieważ posiadają odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie zarządzania danymi. Działania podnoszące świadomość mogą pomóc w zrozumieniu procedur i polityk danego przedsiębiorstwa dotyczących ochrony danych oraz wskazać najlepsze praktyki w tym zakresie, co może przyczynić się do zwiększenia płynności i skuteczności działań organizacji.
Dodatkowo, warto rozważyć włączenie do szkoleń elementów praktycznych, takich jak studia przypadków czy symulacje incydentów, które pozwolą pracownikom zdobyć praktyczne doświadczenie w reagowaniu na sytuacje związane z ochroną danych osobowych. Praktyki rynkowe jasno pokazują, że oprócz fundamentalnej świadomości formalnej w zakresie obowiązujących przepisów, świadomy personel to zespół rozumiejący i znający praktyczne aspekty związane z elementami wdrożonego systemu bezpieczeństwa, ale także potencjalnymi zagrożeniami oddziałującymi w bezpośredni sposób na poufność i integralność danych osobowych w nim przetwarzanych.
Bez szkoleń ani rusz!
Szkolenia z ochrony danych osobowych dla pracowników są nieodłącznym elementem skutecznej ochrony danych w organizacji. Zapewnienie pracownikom odpowiedniej wiedzy i umiejętności w zakresie ochrony danych ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności prawnej, minimalizowania ryzyka incydentów oraz budowania zaufania klientów. Pozwoli także wywiązać się z nałożonych na administratora danych obowiązujących, wynikających wprost z RODO. Dlatego warto inwestować w budowanie i rozwijanie polityki szkoleń, która pomoże zatrudnionemu personelowi zrozumieć znaczenie ochrony danych oraz umożliwi im skuteczne zarządzanie danymi w codziennej pracy. Dodatkowo, wartość szkoleń może być jeszcze większa, jeśli będą one kompleksowe, dostosowane do potrzeb konkretnych obszarów prowadzonej działalności oraz zawierać będą elementy praktyczne, które umożliwią pracownikom zdobycie konkretnych umiejętności, niezbędnych do skutecznego zarządzania danymi w praktyce biznesowej.
Wojciech Cianciara, Data Protection Specialist
