Kto może żądać kserokopii dowodu osobistego?

W dalszym ciągu jednak w codziennym życiu zdarzają się sytuacje, które powodują uzasadnione wątpliwości co do bezpieczeństwa danych osobowych. Jednym z najpowszechniejszych przykładów jest z pewnością żądanie udostępnienia kserokopii dowodu osobistego przez różnego rodzaju podmioty. Nie ulega wątpliwości, że dowód osobisty jest dokumentem zawierającym szereg danych osobowych o charakterze wrażliwym, w tym w szczególności datę urodzenia, czy numer PESEL. Warto więc posiąść wiedzę, kto (w myśl przepisów prawa) może żądać kserokopii dowodu osobistego?

Czy pracodawca ma prawo żądać ksero dowodu osobistego?

Wielu pracowników z pewnością spotkało się z prośbą pracodawcy o skserowanie dowodu osobistego w celu zamieszczenia kserokopii w aktach pracowniczych. Czy jednak pracodawca ma prawo żądać kserokopii dowodu osobistego?

Żeby odpowiedzieć na tak zadane pytanie, w pierwszej kolejności należy odwołać się do przepisów prawa pracy. Zgodnie z art. 221 §  1 KP Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: 1) imię (imiona) i nazwisko; 2) datę urodzenia; 3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; 4) wykształcenie; 5) kwalifikacje zawodowe; 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Część z wyżej wymienionych danych znajduje się w dowodzie osobistym. Zgodnie z  221 §  5 pracodawca może domagać się udokumentowania takich danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. 

Pracodawca z pewnością ma więc możliwość żądania od pracownika okazania dowodu osobistego celem zweryfikowania jego podstawowych danych. Prawo pracodawcy nie jest jednak równoznaczne z możliwością żądania kserokopii dowodu osobistego od pracownika. Na marginesie należy zauważyć, że nawet okazanie dowodu osobistego prowadzi do przetwarzania danych osobowych pracownika przez pracodawcę. Trzeba pamiętać, że pracodawca może przetwarzać takie dane, ale powinien ograniczyć zakres przetwarzania wyłącznie do celów rekrutacji i zatrudnienia pracownika.

Czy można kserować dowód osobisty w banku?

Kolejną instytucją, która niejednokrotnie żąda przedstawienia dowodu osobistego jest bank. Czy, w myśl RODO, można kserować dowód osobisty w banku?

Odpowiedź na tak zadane pytanie można znaleźć w przepisach prawa. Przykładowo zgodnie z art. 34 ust. 4 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (m.in. banki) mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.

Zgodnie natomiast z art. 112b Prawa bankowego Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych.

Zacytowane wyżej przepisy wprost uprawniają więc banki do kserowania dowodów osobistych swoich klientów. W związku z powyższym uznać trzeba, że kserowanie dowodów przez bank jest zgodne również z przepisami RODO.

Jak zabezpieczyć ksero dowodu osobistego?

Z uwagi na szczególny charakter dowodu osobistego, jako dokumentu zawierającego znaczną ilość danych osobowych należy wiedzieć w jaki sposób zabezpieczyć ksero dowodu osobistego.

W przypadku instytucji uprawnionych do przechowywania ksero dowodu osobistego, jak np. banki, czy inne instytucje finansowe, kwestie te regulują wewnętrzne (zgodne z RODO) procedury.

Problem zabezpieczenia ksero dowodu osobistego uaktywnić się może w przypadku gdy ksero dowodu osobistego, z jakichkolwiek przyczyn, znajduje się w rękach jego właściciela. W takim wypadku należy pamiętać w szczególności, żeby ksero dowodu osobistego znajdowało się w miejscu niedostępnym dla osób postronnych, najlepiej w zamknięciu pod kluczem.

Nie należy również udostępniać ksero dowodu osobistego osobom i podmiotom, względem których nie mamy pewności, że mogą żądać od nas takich dokumentów. W szeregu miejsc użyteczności publicznej, możemy spotkać się z sytuacją, w której zostaniemy poproszeni o ksero dowodu mimo braku prawnej możliwości żądania takiego dokumentu. Nie mamy obowiązku udostępniania dowodu osobistego m.in. w hotelach, salonach kosmetycznych, czy gabinetach fizjoterapii.