Kiedy pracodawca może wykorzystać wizerunek pracownika?

Wykorzystywanie wizerunku pracownika

Wykorzystanie wizerunku pracownika jest częstą praktyka komunikacyjną firm. Nasza natura lubi dopasowanie rozmówcy do twarzy, niezależnie od tego czy rozmowa odbywa się przez telefon czy drogą mailową. Ludzie lubią wiedzieć i widzieć z kim rozmawiają. Dlatego często wraz z informacją o zajmowanym stanowisku czy doświadczeniu zawodowym pojawia się również wizerunek pracownika. Zdjęcie pracownika na stronie firmowej pozwala poznać kogoś zanim spotkamy się osobiście i stworzyć powiązanie między bezosobowymi rozmowami telefonicznymi bądź mailami a konkretną osobą. Wizerunek wykorzystywany jest także w celach promocyjnych oraz w ramach wewnętrznego tworzenia pozytywnych relacji między personelem. Korzystanie przez pracodawcę z wizerunku pracownika musi być jednak zgodne z przepisami prawa.

Ochrona wizerunku pracownika

Prawo chroni wizerunek osób fizycznych w wielu aspektach, w tym w zakresie ochrony danych osobowych, praw autorskich czy dóbr osobistych. Wizerunek pracownika to jego dana osobowa. Nie można zatem używać go wedle własnego uznania i co do zasady bez zgody danej osoby.

Jak wiemy, przetwarzanie każdego rodzaju danych osobowych powinno opierać się na podstawach prawnych. W przypadku danych pracowniczych- każdy rodzaj danych osobowych, takich jak wykształcenie, zdobyte kwalifikacje lub doświadczenie zawodowe mogą być przetwarzane jedynie, gdy jest to niezbędne w przypadku pracy na określonym stanowisku.

Zgodnie z art. 221 KP pracodawca może żądać od pracownika podania danych osobowych takich jak:

• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
• Wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
• adres zamieszkania,
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Przepisy prawa pracy wymagają co do zasady wyrażenia zgody pracownika na wykorzystanie jego wizerunku przez pracodawcę. Wizerunek nie wchodzi bowiem w zakres danych określonych w Kodeksie pracy, które mogą być zbierane bez zgody, w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na pracodawcy. Wyjątki dotyczą sytuacji, gdy wykorzystanie wizerunku jest niezbędne do realizacji szczegółowych obowiązków prawnych – np. w zakresie wykorzystania wizerunku w identyfikatorach osób będących funkcjonariuszami publicznymi.

Wykorzystywanie wizerunku- zgoda

Pozyskując zgodę na wykorzystywanie wizerunku należy pamiętać o zasadach rządzących zbieraniem i archiwizowaniem zgód. Zgoda pracownika musi być dobrowolna (zgoda wymuszona jest bezskuteczna), może być w każdej chwili odwołana (nie powoduje to jednak, że dotychczasowe wykorzystanie zdjęcia było nieprawidłowe, a jedynie, że od momentu cofnięcia zgody na wykorzystanie wizerunku pracodawca nie może z niego korzystać).

Ochrona wizerunku pracownika stanowiącego “szczegół całości”

Art. 81 ustawy o prawie autorskim wskazuje, że rozpowszechnianie wizerunku osoby nie wymaga zezwolenia, jeśli stanowi on jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza.  Zgodnie z powyższym przyjmuje się, że zdjęcia biura, na którym widnieją pracownicy, jeżeli całość ujęcia ma przedstawiać pracę firmy również nie wymaga zgody. Sporo specjalistów w zakresie ochrony danych osobowych uważa jednak, że wizerunek pracownika podczas wykonywania czynności służbowych powinien być wykorzystywany również na podstawie zgody. Jest to podejście bezpieczniejsze i zapewniające większą przejrzystość w kontakcie z personelem.

Wykorzystywanie wizerunku pracownika w mediach społecznościowych

Należy także bardzo uważać na wykorzystywanie wizerunku w mediach społecznościowych pracodawcy. Pracodawca musi bowiem uzyskać wyraźną zgodę pracownika na opublikowanie zdjęć ze spotkania świątecznego, uroczystości firmowej, szkolenia wyjazdowego czy awansu pracownika. Zaznaczanie prywatnych profili pracowników w mediach społecznościowych związane jest z często skomplikowanymi regulaminami platform tych mediów i może nie być mile widziane przez pracownika, który w imprezie firmowej z chęcią uczestniczy, ale być może niekoniecznie chce, aby jego wizerunek był w tychże mediach społecznościowych widoczny.

Kwestią, której nie należy pomijać jest ochrona wizerunku przez nieuprawnionym wykorzystaniem przez osoby trzecie. Profesjonalna sesja zdjęciowa najczęściej wiąże się z przeniesieniem na pracodawcę praw autorskich do zdjęć wykonanych na jego potrzeby. To na pracodawcy ciąży zatem obowiązek ochrony tych praw w przypadku nieautoryzowanego i niezgodnego z prawem wykorzystania wizerunku. To pracodawca będzie musiał zaangażować środki w wypadku, gdy inny podmiot użyje zdjęć pracowników na swojej stronie internetowej, przykładowo traktując je jak zdjęcia ilustracyjne znalezione w Internecie.

Bezprawne wykorzystanie wizerunku

W przypadku wykorzystania wizerunku bez zgody pracownika, pracodawcy grożą konsekwencje w postaci kary finansowej. Negatywne konsekwencje można rozpatrywać zarówno na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych, jak również w kontekście ochrony dóbr osobistych.

Naruszenie zasad przetwarzania ochrony danych osobowych wiąże się z karami nakładanymi przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, których wysokość może sięgać nawet do 20 mln euro lub do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego (przy czym zastosowanie ma kwota wyższa).

W przypadku naruszenia dóbr osobistych pracownik ma prawo żądać od pracodawcy zadośćuczynienia, a w przypadku wyrządzenia szkody majątkowej- także odszkodowania.

Podsumowując

Wykorzystanie wizerunku pracowników wymaga więc spełnienia szeregu wymogów wynikających z przepisów prawa. Jeżeli jednak pracodawca zrealizuje te obowiązki będzie mógł wykorzystać zdjęcia pracowników w celach, na które wyrażą oni zgodę. Działanie sprzeczne z przepisami naraża zaś pracodawcę na szereg negatywnych konsekwencji, w tym dotkliwe sankcje finansowe wynikające z przepisów RODO.